Bài 05: Tìm hiểu về ô và dải ô trong Excel 2019

Bài 05: Tìm hiểu về ô và dải ô trong Excel 2019

I – Giới thiệu về Ô trong Excel

Mỗi bảng tính được tạo thành từ hàng ngàn hình chữ nhật, được gọi là các ô. “Một ô là giao điểm của một hàng và một cột” – nói cách khác, nơi một hàng và cột giao nhau được gọi là ô.

Cột được xác định bằng chữ cái (A, B, C, …), trong khi các hàng được xác định bằng số (1, 2, 3, …). Mỗi ô có tên riêng – hoặc địa chỉ ô (cell address) dựa trên cột và hàng

Trong ví dụ dưới đây, ô đã chọn giao nhau với cột D và hàng 6, do đó, địa chỉ ô là D6.

Lưu ý rằng địa chỉ ô cũng xuất hiện trong hộp tên – ô địa chỉ ở góc trên cùng bên trái và tiêu đề cột và hàng của ô được đánh dấu khi ô được chọn.

Bạn cũng có thể chọn nhiều ô cùng một lúc. Một nhóm các ô được chọn biết đến như một dải ô (hay còn gọi là miền). Thay vì một địa chỉ ô đơn lẻ, bạn sẽ tham khảo một dải ô bằng cách sử dụng các địa chỉ ô đầu tiên và cuối cùng trong phạm vi ô, được phân cách bởi dấu hai chấm.

Ví dụ, một dãy ô bao gồm các ô A1, A2, A3, A4 , …, A8 sẽ được viết như A1:A8. Hãy xem các dãy ô khác nhau dưới đây:

• Dải ô: A1:A8

• Dải ô: A1:F1

• Dải ô: A1:E7

Nếu các cột trong bảng tính của bạn được gắn nhãn với các con số thay vì các chữ cái, bạn cần thay đổi kiểu tham chiếu mặc định cho Excel

1. Chọn một ô

Để nhập hoặc chỉnh sửa nội dung ô, đầu tiên bạn cần chọn ô đó.

Cách thức để chọn 1 ô

Bước 1: Click 1 lần vào ô để chọn ô đó, click đúp để chọn và sửa nội dung trong ô đó nếu ô đó có nội dung. Trong ví dụ ta chọn F10

Bước 2: Một đường viền sẽ xuất hiện xung quanh ô đã chọn và tiêu đề cột và tiêu đề các dòng sẽ được đánh dấu. Ô sẽ vẫn được chọn cho đến khi bạn nhấp vào một ô khác trong bảng tính.

Ngoài ra, bạn cũng có thể chọn các ô khác bằng cách sử dụng các phím mũi tên trên bàn phím nếu các ô bạn cần chọn gần nhau.

2. Chọn một dải ô

Đôi khi, bạn có thể muốn chọn một nhóm lớn hơn các ô hoặc một dải ô

Nhấp và kéo chuột cho đến khi tất cả các ô bên cạnh bạn muốn chọn được đánh dấu. Trong ví dụ, chúng tôi chọn dải ô C9:G18. Nhả chuột để chọn dải ô mong muốn. Các ô sẽ vẫn được chọn cho đến khi bạn nhấp vào một ô khác trong bảng tính.

II. Nội dung ô Excel

Bất kỳ thông tin nào bạn nhập vào bảng tính sẽ được lưu trữ trong một ô. Mỗi ô có thể chứa các loại nội dung khác nhau, bao gồm văn bản, định dạng, công thức và chức năng.

• Văn bản: Các ô có thể chứa văn bản, chẳng hạn như chữ cái, số và ngày tháng

• Định dạng thuộc tính: Các ô có thể chứa các thuộc tính định dạng thay đổi cách chữ, số và ngày tháng được hiển thị. Ví dụ: tỷ lệ phần trăm có thể xuất hiện là 0,09 hoặc 9%. Thậm chí, bạn có thể thay đổi văn bản của một ô hoặc màu nền.

• Công thức và chức năng: Các ô có thể chứa các công thức và chức năng tính giá trị các ô. Trong ví dụ, SUM (B2:B9) thêm giá trị của mỗi ô trong dải ô B2:B9 và hiển thị tổng số trong ô B10.

1. Chèn nội dung

Bước 1: Nhấp vào một ô để chọn nó. Trong ví dụ, chúng tôi chọn ô D8

Bước 2: Nhập nội dung cần chỉnh sửa vào ô đã chọn, sau đó nhấn Enter trên bàn phím. Nội dung sẽ xuất hiện trong ô và thanh công thức (formula bar). Bạn cũng có thể nhập và chỉnh sửa nội dung ô trong thanh công thức.

2. Xóa nội dung

Bước 1: Chọn (các) ô với nội dung bạn muốn xóa. Trong ví vụ chúng tôi chọn A10:D10

Bước 2: Chọn lệnh Clear (Xoá) trên tab Home, sau đó nhấp Clear Contents (Xóa nội dung). Bạn cũng có thể nhấn phím Delete trên bàn phím để xóa nội dung.

Bước 3: Khi đó nội dung trong ô sẽ bị xóa

Lưu ý: Phím Backspace sẽ chỉ xóa nội dung từ một ô mỗi lần.

3. Xóa ô

Có một sự khác biệt quan trọng giữa việc xóa nội dung của một ô và xoá ô đó là. Nếu bạn xóa toàn bộ ô, các ô bên dưới nó sẽ dịch chuyển để lấp đầy khoảng trống và thay thế các ô đã xoá.

Để xóa ô ta làm như sau:

Bước 1: Chọn (các) ô mà bạn muốn xóa. Trong ví dụ, chúng tôi sẽ chọn dải ô A8:D8

Bước 2: Chọn lệnh Delete từ tab Home trên thanh Ribbon

Bước 3: Các ô bên dưới sẽ thay đổi và lấp đầy khoảng trống.

4. Sao chép và dán nội dung ô

Bước 1: Chọn (các) ô mà bạn muốn sao chép. Trong ví dụ, chúng tôi chọn ô E5

Bước 2: chọn vào lệnh Copy (Sao chép) trên tab Home hoặc nhấn Ctrl + C trên bàn phím

Bước 3: Chọn (các) ô mà bạn muốn dán nội dung. Trong ví dụ, chúng tôi chọn E6:E9. (Các) ô đã được sao chép sẽ có một ô bao quanh bởi các đường thẳng nét đứt

Bước 4: Nhấp vào lệnh Paste (Dán) trên tab Home hoặc nhấn Ctrl + V trên bàn phím. Bạn cũng có thể truy cập các tùy chọn dán bổ sung, đặc biệt thuận tiện khi làm việc với các ô chứa công thức hoặc định dạng. Chỉ cần nhấp vào mũi tên thả xuống trên lệnh Paste để xem các tùy chọn này.

5. Cắt và dán nội dung ô

Không giống sao chép và dán, trùng lặp nội dung ô, việc cắt cho phép bạn di chuyển nội dung giữa các ô.

Bước 1: Chọn các ô mà bạn muốn cắt. Trong ví dụ, chúng tôi chọn dải ô G2:G5

Bước 2: Nhấp chuột phải và chọn lệnh Cut (Cắt) hoặc nhấn Ctrl + X trên bàn phím.

Bước 3: Chọn các ô mà bạn muốn dán nội dung. Trong ví dụ, chúng tôi chọn F2:F5. Các ô cắt sẽ có một hộp được bao quanh bởi nét đứt.

Bước 4: Nhấp chuột phải và chọn lệnh Paste hoặc nhấn Ctrl + V trên bàn phím.

Bước 5: Nội dung cắt sẽ được lấy ra từ các ô ban đầu và dán vào các ô được chọn.

6. Kéo và thả các ô

Thay vì cắt, sao chép và dán, bạn có thể kéo và thả các ô di chuyển nội dung của chúng.

Bước 1: Chọn các ô bạn muốn di chuyển nội dung. Trong ví dụ, chúng tôi chọn dải ô G1:G14.

Bước 2: Di chuột qua đường biên giới của các ô được chọn cho đến khi trỏ chuột thay đổi thành con trỏ với bốn mũi tên (như hình dưới).

Bước 3: Nhấp và kéo các ô đến vị trí mong muốn. Trong ví dụ, chúng tôi di chuyển chúng đến dải ô F1:F14.

Bước 4: Nhả chuột. Các ô sẽ bị bỏ trong vị trí đã chọn.