Cách in Excel trên một trang giấy A4

Hôm nay, chúng tôi sẽ hướng dẫn các bạn một thủ thuật nhỏ về Cách in Excel trên một trang giấy A4. Như các bạn cũng đã biết, Excel là một dạng bảng tính chứ không phải là một dạng trang giấy giống Word, cho nên đôi khi các dữ liệu trong Excel, lại vượt quá 1 trang A4 của giấy in. Vì thế, chúng ta cần phải kiểm tra và xem trước khi in.

Cách in Excel trên một trang giấy A4 đơn giản và nhanh chóng

I.Lợi ích của việc in Excel trong trang giấy A4.

Đôi khi, có những trang Excel với nội dung ngắn, tuy nhiên nếu các bạn không canh chỉnh các cột, dòng trước khi in thì khi in ra nó sẽ in nhiều trang giấy, điều này thực sự là không cần thiết.

Vì vậy, việc canh chỉnh vừa với 1 trang giấy A4 trong Excel trước khi in sẽ có những lợi ích như sau:

• Giúp bạn giữ nguyên được nội dung của file Excel.
• Giúp bạn chỉnh sửa được nội dung trở nên gọn gang, dễ nhìn hơn.
• Giúp bạn tiết kiệm được giấy in.
• Giúp bạn bỏ được những khoảng trống không cần thiết khi in.

II.Hướng dẫn cách in vừa trang giấy A4.

1.Kiểm tra giới hạn đường trang in trong Excel.

Chúng tôi, sẽ hướng dẫn các bạn cách chỉnh sửa nội dung vừa với trang giấy A4 với cách đơn giản và nhanh nhất, chứ không phải mất thời gian để kéo, chỉnh từng dòng từng cột.

Để có thể nhìn thấy những đường giới hạn trang, chỉnh sửa dữ liệu cho vừa trang in thì các bạn làm như sau:

Trên thanh Ribbon, chọn thẻ View => tại mục Wordkbook Views => Chọn Page Break Preview hoặc Page Layout.

Sau khi thực hiện thao tác trên, thì ta có hình dạng như bên dưới, trên trang excel hiện thị Page1 và page 2, có nghĩa là nội dung chúng ta đang chọn sẽ in ra 2 trang giấy A4, đường màu xanh nét đứt (3) là đường giới hạn của trang.

Hoặc các bạn có thể chọn tại góc dưới bên phải của Excel.

Nếu bạn chọn Page Layout, thì giao diện Excel sẽ hiện ra như hình dưới. Nội dung được chia ra làm 2 phần hoặc các bạn có thể thấy bên dưới phía góc trái của Excel thể hiện 2 trang.

2.Căn chỉnh trang Excel để vừa giấy A2.

Bước 1: Mở file Excel cần in -> nhấn chọn Page Layout.

Bước 2: Mở hộp thoại Page Setup bằng cách nhấn vào biểu tượng mũi tên chéo xuống, sau đó xuất hiện hộp thoại Page Setup.

Bước 3:  Tại hộp thoại Page Setup, chọn thẻ Page > thiết lập trang in như sau:

Tùy vào nội dung của bạn trong trang Excel, mà bạn chọn in ngang hay dọc, để chọn hướng của trang in bạn nhấn vào Orientation, chọn in trang giấy theo chiều dọc (Portrait) hay chiều ngang (Landscape). Tiếp theo,  tại vị trí Paper size các bạn nhấn vào mũi tên và chọn A4.

Bước 4: Tại mục Scaling, các bạn thiết lập làm sao để in vừa trang giấy, có 2 lựa chọn như sau.

• Adjust to: Co dãn theo tỷ lệ %
• Fit to: Tự động ép cho vừa đủ vào số trang mà bạn chọn

Bước 5: Căn lề

Cũng trong hộp thoại Page Setup, chúng ta chọn thẻ Margins. Tại đây ta thực hiện căn chỉnh lại lề trên, dưới, trái, phải của trang in, nếu muốn trang in nằm ở giữa thì các bạn nhấn chọn 2 ô ở phần Center on page như hình.

Bước 6: Sau khi hoàn thành các bước trên, các bạn nhấn vào Print Preview để xem trước bảng in trước khi in, nhìn bên dưới góc trái của trang in, nếu hiển thị 1 of 1 có nghĩa là nội dung cần in đã vừa 1 trang A4.

Nếu nội dung vẫn chưa in vừa 1 trang A4, thì các bạn vào mục 2 như hình, tại mục Adjust to các bạn giảm tỉ lệ co giãn % xuống đến khi thấy nội dung đã vừa đủ 1 trang A4.

Như vậy, chúng tôi đã hướng dẫn xong bài viết cách thực hiện in 1 file Excel vừa với khổ giấy A4 một cách đơn giản và nhanh chóng. Chúc các bạn thực hiện thành công nhé.

Tham khảo thêm các bài viết.

–Cách xóa dòng trống trong Excel

–Bài 10: Find And Replace trong Excel 2019

–Bài 11: Kiểm Tra Chính Tả Trong Excel 2019