Data Validation trong Excel

Data validation trong Excel (hay còn gọi là xác thực dữ liệu) là một tính năng trong Excel được sử dụng để kiểm soát những gì người dùng có thể nhập vào một ô. Data validation, có thể được sử dụng để cung cấp cho người dùng lựa chọn được xác định trước trong menu thả xuống. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ đưa ra các ví dụ cụ thể, để các bạn hiểu được tính năng của Data validation trong Excel.

Cách sử dụng Data Validation trong excel

I.Data Validation là gì?

Là tính năng xác thực dữ liệu, giúp bạn kiểm soát những gì có thể được nhập vào trang tính của mình. Data validation không những giúp chúng ta quy định đươc kiểu dữ liệu, để tránh được những sai sót mà nó còn sử dụng kết hợp với các hàm khác, để nâng cao hiệu quả hơn trong các bảng dữ liệu phức tạp.

II.Các tính năng của Data validation.

1. Tạo một danh sách thả xuống các mục trong một ô.
2. Hạn chế các mục nhập, chẳng hạn như phạm vi ngày hoặc chỉ số nguyên.
3. Tạo quy tắc tùy chỉnh cho những gì có thể được nhập.

III. Các ví dụ

1.Ví dụ 1:

Tạo danh sách thả xuống cho tên sản phẩm trong bảng sau.

Bước 1: Bôi đen vùng cần nhập dữ liệu

Bước 2: Trên thanh công cụ, chọn Data -> Data Validation

Bước 3: Hộp thoại Data Validation xuất hiện, tại mục Allow, chọn List.

Bước 4: Tiếp theo để chuột vào mục Source, sau đó di chuyển qua bảng dữ liệu và quét vùng dữ liệu từ J6:J9, sau đó nhấn ok là xong.

Sau khi thực hiện các bước trên, chúng ta thử nhấn chọn vào 1 ô, các bạn sẽ thấy được danh sách tên sản phẩm được sổ xuống như hình.

Lưu ý: Sau khi thực hiện xong, các bạn nên ẩn bảng dữ liệu(bằng cách chọn cột dữ liệu, nhấn chuột phải, chọn Hide), để bảng tính nhìn đẹp mắt hơn. Các bạn không được xóa nguồn dữ liệu này, vì khi các bạn xóa thì ô nhập dữ liệu sẽ không còn link được nữa.

2.Ví dụ 2:

Tạo danh sách sổ xuống cho cột Giới tính sau, gồm có Nam và nữ.

Ở ví dụ này, cách thực hiện sẽ giống như các bước ở ví dụ 1. Tuy nhiên, danh sách sổ xuống của chúng ta chỉ là Nam và nữ nên chúng ta sẽ nhập trực tiếp vào ô ở mục Source, mà không cần tạo bảng riêng.

Kết quả sau khi thực hiện.

3.Ví dụ 3:

Yêu cầu 1:

Điền tên Mã hàng từ bảng dữ liệu đã cho, với chức năng Data Validation.

Bước 1: Bôi đen vùng Mã hàng tại bảng dữ liệu,(quét B15: B20).

Bước 2:  Đặt chuột trên ô Name box, sau đó đặt tên mà bạn muốn, ví dụ là Mahang, tiếp theo các bạn nhấn Enter.

Bước 3: Sau khi tạo tên cho cột mã hàng ở bảng dữ liệu, tiếp theo trên thanh công cụ, các bạn chọn Data -> Data Validation->chọn List-> tại ô Source các bạn gõ dấu =mahang-> nhấn ok.

Các bạn chú ý gõ đúng tên đã tạo tại ô name box trước đó, nếu nhập sai thì sẽ nó sẽ không hiển thị list danh sách nhé.

Bước 4: Kiểm tra kết quả thôi nào.

Yêu cầu 2:

Tiếp theo, hãy điền tên sản phẩm từ bảng dữ liệu đã cho, với chức năng Data Validation.

Bước 1: Bôi đen vùng tên sản phẩm tại bảng dữ liệu,(quét C15: C20).

Bước 2:  Đặt chuột trên ô Name box, sau đó đặt tên mà bạn muốn, ví dụ là Tensp, tiếp theo các bạn nhấn Enter.

Bước 3: Sau khi tạo tên cho cột mã hàng ở bảng dữ liệu, tiếp theo trên thanh công cụ, các bạn chọn Data -> Data Validation->chọn List-> tại ô Source các bạn gõ dấu =Tensp-> nhấn ok.

Như vậy, chúng tôi đã hướng dẫn xong cách sử dụng Data Validation trong excel. Hy vọng, với nội dung bài viết này nó sẽ giúp các bạn làm việc hiệu quả hơn, có một danh sách thông tin cụ thể, lúc nhập dữ liệu cũng sẽ nhanh chóng và chính xác hơn.

Tham khảo thêm các bài viết.

–Các thủ thuật Excel cho dân văn phòng-phần 1

–Các thủ thuật trong Excel-phần 2

–Cách gạch ngang chữ trong Excel