Hướng dẫn tạo Name range trong Excel

Trong bài này, mình sẽ hướng dẫn cách đặt tên Name Range trong Excel, tức là đặt tên cho một dãy ô giúp cho việc viết công thức dễ dàng hơn. Chức năng Define Name, dùng để đặt tên vùng dữ liệu bạn muốn áp dụng để tính toán. Từ đó công thức tính toán của bạn cũng trở nên linh động, gọn gàng, trực quan và dể hiểu hơn. Vậy cách tạo tên cho vùng dữ liệu như thế nào?.Mời các bạn đón đọc bài viết của mình sau đây, để hiểu hơn về cách đặt Name Range trong Excel nhé.

Hướng dẫn đặt Name range trong Excel

I.Name range(Tên) trong Excel là gì? và ứng dụng name range như thế nào?

1.Đinh nghĩa.

Các bạn có thể khắc phục những vấn đề như, tên công thức quá dài(thường thì công thức nó sẽ hiển thị tên địa chỉ mà ô, cột bạn lấy và công thức bạn đang sử dụng), địa chỉ ô bị giới hạn từ A1 đến A10, bằng cách sử dụng tên cho dãy (range name), là các tên được gán cho một ô hoặc một dãy ô. Với một tên đã được định nghĩa, bạn có thể sử dụng nó thay thế cho các tọa độ dãy.

2.Ứng dụng name range trong Excel

Tương tự, trong Microsoft Excel, bạn có thể đặt tên có thể đọc được của con người cho một ô hoặc một phạm vi ô và tham chiếu đến các ô đó theo tên thay vì bằng tham chiếu.

Ví dụ: để tìm tổng doanh số (B2:B10) cho một mặt hàng cụ thể (E1), bạn có thể sử dụng công thức sau:

=SUMIF($A$2:$A$10, $E$1, $B$2:$B$10)

Hoặc, bạn có thể đặt tên có ý nghĩa cho phạm vi và ô riêng lẻ và cung cấp những tên đó cho công thức:

=SUMIF(items_list, item, sales)

Nhìn vào ảnh chụp màn hình bên dưới, công thức nào trong hai công thức dễ hiểu hơn?.Thay vì, các bạn làm công thức bình thường như ở trên, nó chỉ lấy A2 đến A10, còn khi bạn đặt tên cho cột A thì các bạn có thể lấy tất cả từ A2 đến A n….

II.Có 3 cách đăt name range(tên) trong Excel

Nhìn chung, có 3 cách để xác định tên trong Excel: Name Box, Define Name button, and Excel Name Manager(Hộp Tên, nút Xác định Tên và Trình quản lý Tên Excel).

1.Đặt tên trực tiếp tại 1 ô

Chọn vào Cell bất kỳ muốn đặt tên. Trường hợp này là Cell H2.

Tại thanh Formulas Bar, ngoài cùng bên phải có một ô hình chữ nhật. Các bạn nhập tên bạn muốn đặt vào name box và nhấn Enter là xong. Đây là cách tạo tên nhanh chóng nhất.

2.Sử dụng tính năng Define Name

Đầu tiên bạn chọn một ô bất kỳ bạn muốn đặt tên.

Tại thanh Ribbon, chon tab Formulas, trong nhóm Defined Names, chọn mục Define Name.

Trong đó:

• Name: Là tên bạn muốn đặt cho Cell hoặc Range.
• Scope: Là phạm vị sử dụng của Name này. Phạm vi ở đây được hiểu là trên 1 Worksheet cụ thể hoặc trên toàn bộ file Excel (Workbook). Mặc định là sử dụng cho toàn bộ file.
• Comment: Dùng để giải thích ý nghĩa hoặc ghi chú cần nhớ cho Name này. Cực kỳ hữu ích khi bạn có thể biết được mục đích, hoặc ý nghĩa khi đặt tên cho ô này.
• Refers to: Thể hiện địa chỉ tuyệt đối của Cell ,bạn đã đặt tên. Khi áp dụng công thức, thay vì Excel thể hiện trực tiếp địa chỉ Cell trong công thức nay sẽ được thay thế bằng Name.

Nhấn OK để hoàn tất.

3.Sử dụng tính năng Name Manager để tạo tên cho Cells.

Đầu tiên bạn chọn một Cell bất kỳ bạn muốn đặt tên. Sau đó tại thanh Ribbon, tìm đến tab Formulas, bạn đi đến nhóm Defined Names. Chọn Name Manager. Các bạn có thể nhấn tổ hợp phím Ctrl+F3 để mở cửa sổ Name Manager.

Click vào nút New ở phía trên góc bên trái. Cửa sổ Define Name sẽ hiện ra.

Lưu ý: Các bài viết được trình bài phía trên được áp dụng cho việc đặt tên cho Cell. Việc đặt tên cho Range ( Vùng dữ liệu) các bạn cũng làm tương tự nhé. Tên đúng không được có những điều sau:

• Không bắt đầu với chữ cái hoặc dấu gạch dưới.
• Sử dụng khoảng trắng hoặc kí tự không hợp lệ.
• Trùng với tên đã có sẵn

III.Cách thay đổi tên Cell, Range.

1.Để thay đổi tên cho cells, range

Các bạn cũng vào  thanh Ribbon, chọn tab Formulas, duy chuyển đến nhóm Defined Names, chọn mục Name Manager.

Cửa sổ Name Manager hiện ra, tại cột Name trong danh sách , bạn chọn Name nào cần chỉnh sửa lại tên, sau đó Click Edit.

Cửa số Edit Name hiện lên. Sau khi chỉnh sửa, nhấn OK.

Trong đó:

Bạn có thể chỉnh sửa lại mục Name theo tên mình mong muốn

Refers to: Bạn cũng có thể chỉnh sửa địa chỉ Cell trực tiếp tại đây.

2.Xóa tên cho cells, range

Để xóa Named Ranage, các bạn cũng thực hiện các bước như trên để mở hộp thoại Name Manager, bên mục Edit có mục Delete, các bạn chọn tên muốn xóa sau đó ấn Delete.

Như vậy, mình đã hướng dẫn xong cách tạo Name range trong Excel. Mình khuyến khích các bạn, khi sử dụng excel với nhiều công thức thì các bạn nên đặt name Range để không bị sai dòng, sai cột hoặc không cần chỉnh sửa lại công thức khi chúng ta nhập thêm dữ liệu. Hy vọng, qua bài viết này các bạn sẽ thấy rõ tác dụng của Name range. Chúc các bạn thành công.

Tham khảo thêm các bài viết sau

–Các thủ thuật Excel-phần 1

–Các thủ thuật trong Excel-phần 2

–Các thủ thuật trong Excel-phần 3