Trong bài viết này, mình sẽ hướng dẫn cho các bạn một số thủ thuật trong Outlook, mình tin rằng 1 số bạn sẽ chưa biết đến những thủ thuật này, đặc biệt là các bạn mới bắt đầu đi làm. Thường thì khi xin việc vào 1 công ty mới, IT sẽ cài đặt máy tính, Outlook(hay email) cá nhân cho bạn, và họ chỉ tạo ra tên email cho bạn, mọi thứ còn lại là do bạn tạo ra, chỉnh sửa sao cho phù hợp và dễ dàng làm việc. Chúng ta cùng nhau tìm hiểu thôi nào.
Nội dung chính
Thủ thuật trong Outlook đơn giản và nhanh chóng
I.Tạo thư mục trong email.
Khi bạn làm việc trên email, đương nhiên là bạn sẽ tương tác với rất nhiều địa chỉ email khác. Khi email của bạn mới được tạo ra, thì lúc bạn nhận email, tất cả các email đến sẽ vào thư mục Inbox (hay là hộp thư đến). Như vậy, bạn sẽ rất mất thời gian để tìm lại nội dung email, và địa chỉ của người gởi, để tạo thư mục cho từng người gởi bạn làm như sau nhé.
Bước 1: Các bạn nhấn vào Inbox(hộp thư đến) nhấn chuột phải chọn New Foder.
Bước 2: Sau đó đổi tên, ví dụ mình đổi tên là Kế toán-131, 131 là số điện thoại của phòng Kê toán. Như vậy, khi bạn cần liên hệ với phòng kế toán, bạn có thể xem trong email.
Bước 3: Ví dụ trong phòng ban Kế Toán có nhiều người, vì vậy bạn cần tạo thêm vài thư mục và đổi tên như bước 1, 2.
II. Chuyển địa chỉ email vào Folder đã tạo.
Sau khi tạo thư mục xong cho từng bộ phận, từng cá nhân thì các bạn cần phải đưa email trong mục Inbox về đúng tên mà các bạn đã tạo ở mục I.
Ví dụ : Sau khi tạo thư mục Kế toán-131, trong thư mục kế toán tạo thư mục là ‘’Thi-101 ‘’, bây giờ mình sẽ đưa tất cả các email mà người gởi ’’ ’Thi-101 ’’ đã gởi cho bạn.
Cách thực hiện như sau :
Bước 1 : Bạn nhấn bất kì nội dung email nào của ‘’ Nguyen Thi Thi ‘’ sau đó nhấn chuột phải chọn Rules-> Create rule.
Bước 2 : Khi hộp thoại Creat Rule xuất hiện, bạn tích vào ô 1 và ô 2 như hình bên dưới, tại ô số 3 các bạn chọn Select folder ->Chọn tên ‘’ Thi-101’’, tiếp theo chọn Ok.
Bước 3 : Sau đó sẽ xuất hiện hộp thoại Success, các bạn tick vào ô Run this rule now…sau đó nhấn Ok.
Như vậy, chúng ta đã hoàn thành xong việc chuyển email vào Folder đã tạo. Sau này, nếu có bất kì email nào của bạn ‘’Nguyen Thi Thi ‘’ thì tự động email của bạn này sẽ vào thư mục ‘’Thi-101’’.
Tương tự ví dụ trên, các bạn có thể tạo folder email cho các phòng ban còn lại một cách dễ dàng.
III. Đánh dấu nội dung email bằng Mark as Unread.
Khi bạn đọc email từ người gởi, đôi khi sẽ có những email quan trọng mà bạn cần ghi chú để các bạn nhớ, và biết rằng đó là email quan trọng cần theo dõi hay xử lí. Các bạn thực hiện như sau.
Chọn nội dung email cần đánh dấu, sau đó nhấn chuột phải chọn Mark as Unread(làm dấu như chưa đọc).
Sau khi hoàn thành, email sẽ được đánh dấu màu xanh như hình.
IV. Tạo Group Email
Khi bạn gởi email cho các phòng ban liên quan, một phòng sẽ có rất nhiều người, khi bạn gởi email đến những người này thì bạn phải nhấn chọn từng địa chỉ email, như vậy sẽ rất mất thời gian cho các bạn. Vì vậy, việc tạo nhóm địa chỉ sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian rất nhiều, đồng thời hạn chế việc chọn nhầm địa chỉ email khi bạn tick chọn.
Cách nhóm địa chỉ như sau:
Bước 1: Trước tiên để nhóm được các địa chỉ email thành 1 nhóm, thì bạn phải lưu các địa chỉ cá nhân trước. Ví dụ, bạn muốn nhóm “Nhân sự”, thì bạn cần lưu các địa chỉ của các nhân viên trong phòng nhân sự, ( như các nhận viên Bảo hiểm, chấm công, hợp đồng, thuế…)
Bước 2: Bạn nhấn chuột phải vào địa chỉ email, sau đó chọn Add to Outlook contact
Bước 3: Xuất hiện hộp thoại,
- Tại mục Full name: Sửa lại tên nếu bạn muốn, hoặc có thể giữ nguyên
- Tại biểu tượng hình người: Các bạn có thể chọn hình ảnh đại diện của email mà bạn đang lưu.
- Tiếp theo các bạn chọn Save& Close.
Sau khi lưu các địa chỉ email cá nhân, thực hiện nhóm địa chỉ email như sau:
Bước 4: Tại giao diện của email, bạn nhấn chọn biểu tượng có 2 hình người như bên dưới, hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+ shift+ L.
Bước 5: Sau khi xuất hiện giao diện như hình.
- Tại khung Name: Gõ tên nhóm mà bạn muốn tạo, ví dụ Phòng kế hoạch(càng ngắn càng tốt).
- Nhấn chọn Add member-> From Outlook Contacts.
Bước 6: Sau khi xuất hiện hộp thoại Select members.
- Tại ô Members: để chuột vào vị trí này, sau đó chọn các địa chỉ email cần add,
- Sau khi chọn xong các địa chỉ email liên quan đến phòng Kế Hoạch->Ok.
- Chọn Save& Close.
Như vậy, chúng ta đã hoàn thành xong các bước tạo group email, các bạn có thể thử bằng cách mở 1 email mới, sau đó nhấn vào To(gởi đi)….các bạn gõ chữ P thì nó sẽ hiển thị ra các địa chỉ email bắt đầu bằng chữ cái P.
Các bạn nhấn chọn Phòng kế hoạch, chúng ta có thể thấy chữ “phòng kế hoạch” được tô đậm và có dấu cộng, như vậy có nghĩa là nó đã được nhóm từ các địa chỉ email cá nhân.
V. Tạo chữ kí email.
Chữ kí email là một phần quan trọng trong nội dung email, sau khi viết một nội dung hoàn thành, bạn cần phải để phía dưới nội dung email chữ kí của bạn, hay nói cách khác là tên, số điện thoại, địa chỉ công ty của bạn. Mục đích để người nhận biết là ai gởi, cần thông tin liên lạc với bạn thì có thể xem SĐT, địa chỉ ở chữ kí email.
Cách thực hiện như sau:
Bước 1: Vào Message->chọn Signature->Signatures
Bước 2: Xuất hiện hộp thoại Signatures and Stationery.
Tại mục đầu tiên Select Signatures to edit: chọn New->gõ tên của bạn->nhấn Ok.
Bước 3: Tại mục Edit Signature.
- Đầu tiên bạn sẽ ghi tên của bạn ở phía dưới, cách ra vài khoảng trống như mũi tên hình màu xanh, vì chỗ này sẽ là nội dung bài viết.
Như đã nói ở trên, chữ kí bao gồm tên của bạn, SĐT, địa chỉ là những thứ cơ bản, và phái trên tên của bạn nên để lời cảm ơn như Thanks, Best& regards(trân trọng),…
- Sau khi viết nội dung chữ kí email, các bạn chọn phông chữ, kích thước theo ý mình.
- Chọn màu sắc nếu bạn thích.
- Nhấn Ok để hoàn thành.
Như vậy, chúng ta đã tạo xong chữ kí cho email, bạn có thể tạo thêm nhiều chữ kí nếu bạn muốn. Sau khi viết nội dung xong, bạn không cần phải gõ tên, địa chỉ…cho mất thời gian. Chỉ cần bạn nhấn vào Signature và chọn tên của bạn là xong.
Vậy là hôm nay, chúng tôi đã hướng dẫn những thủ thuật, những cách làm đơn giản, nhanh chóng, tiết kiệm cho bạn rất nhiều thời gian, và bạn sẽ trở nên chuyên nghiệp hơn khi biết những cách làm này.
Tham khảo thêm các bài viết.
–Các thành phần cơ bản trong Microsoft Word
